Урок 3. Этапы 1–2: заявка, рабочая группа и сроки
Условия для выполнения:
- Просмотреть
Модуль 3 · Блок B · ~1,5 часа
Этапы 1–2: заявка, рабочая группа и сроки
Цель модуля: Научить правильно стартовать проект: собрать рабочую группу с нужными участниками, определить ответственного со стороны клиента и зафиксировать реалистичный срок с учётом зависимостей.
Результаты обучения — после модуля специалист сможет:
- создавать рабочую группу по стандарту и с полным составом участников;
- определять единого ответственного со стороны клиента;
- называть срок с учётом зависимостей от данных клиента;
- корректно вести себя при задержках и молчании клиента.
Урок 3.1. Этап 1. Заявка и рабочая группа
Порядок действий
- Получить информацию о новом ресторане от менеджера по продажам.
- Если заявка пришла напрямую от руководителя или другого сотрудника — уведомить менеджера до запуска работы.
- Создать рабочую группу.
- Назвать группу по шаблону: Название ресторана & Ailillu [QR/Kiosk].
- Добавить со стороны Ailillu: менеджера, Ailillu Bot, директора, операционного директора, технических директоров, разработчиков и специалистов онбординга.
- Попросить клиента добавить ответственных со своей стороны: основного представителя, бухгалтера и администраторов двух смен.
- Отправить клиенту инструкцию по нужному продукту: QR, Kiosk или оба направления.
- Сразу обозначить, какие данные нужны от клиента и какой следующий шаг.
Контроль этапа: Этап выполнен, когда рабочая группа создана, нужные участники добавлены, клиент получил инструкцию и понятен ответственный со стороны клиента.
Зачем нужны именно эти участники
- Бухгалтер — понадобится для оплаты и для данных по Kaspi (БИН/ИИН);
- Администраторы двух смен — для запуска и последующей эксплуатации: именно они работают с системой ежедневно;
- Основной представитель — через него согласуются сроки, меню, дизайн, установка и запуск.
Типовые симптомы
| Симптом | Решение |
|---|---|
| Заявка пришла напрямую, менеджер не в курсе | Уведомить менеджера и зафиксировать клиента через него. После этого запускать онбординг |
| Клиент не добавил бухгалтера или администраторов смен | Прямо попросить добавить нужных сотрудников с объяснением, зачем они нужны |
| Непонятно, кто принимает решения | Уточнить в группе одного основного ответственного, через которого идут все согласования |
| Клиент не понимает инструкцию | Не пересылать вслепую. Провести по пунктам: что сейчас, что дальше, зачем |
| Клиент перестал отвечать | Напомнить. Нет реакции 1–2 дня — сообщить менеджеру, снизить приоритет |
Урок 3.2. Этап 2. Согласование сроков
Порядок действий
- После создания группы обозначить ориентировочный срок запуска.
- Зафиксировать продукт: QR, Kiosk или оба.
- Отдельно учитывать зависимость срока от данных клиента: внешнее меню, API, фотографии, POS, Kaspi, дизайн, готовность точки.
- Если данные задерживаются на стороне клиента — фиксировать блокер и сообщать менеджеру.
- Если срок уже невозможно выдержать — открыто обновить статус и причину.
Рабочие ориентиры по срокам
| Продукт | Ориентир | Отсчёт |
|---|---|---|
| QR | около 3 дней | от получения заявки и создания группы |
| Kiosk | около 5 дней | от получения заявки и создания группы |
Требует подтверждения: Указанные нормативы и момент начала отсчёта (от создания группы или от получения всех данных клиента) подлежат сверке с действующим регламентом. Уточните актуальные значения у руководителя перед тем, как называть срок клиенту.
Типовые симптомы
| Симптом | Решение |
|---|---|
| Клиент задерживает данные (фото, меню, API, POS, Kaspi, дизайн) | Зафиксировать блокер на стороне клиента, уведомить менеджера, снизить приоритет, после получения данных определить новую дату |
| Норматив уже невозможно выдержать | Не скрывать задержку. Сообщить менеджеру причину и статус, разделяя задержку AILILLU и ожидание клиента |
| Большой объём фотографий | Пересчитать срок исходя из объёма. Ориентир производственной нормы — от 100 фото в день, срок может увеличиваться из-за сложности обработки |
Практическое задание
- Составьте текст первого сообщения в рабочую группу нового ресторана: приветствие, представление, что нужно от клиента списком, кого добавить со стороны клиента, следующий шаг.
- Клиент заказал Kiosk и обещает передать 400 фото блюд. Рассчитайте ориентировочный срок и напишите, как объясните клиенту, из чего он складывается.
Критерий прохождения: Тест ≥ 80% + зачтено сообщение в рабочую группу.
Тест: вопросы этого модуля загружаются в Moodle отдельно, из банка вопросов (категория «Модуль 3»).